Home Office - was du wissen solltest

14.02.2022

Home Office - was du wissen solltest

Durch COVID-19 sind viele von uns - ob sie wollten oder nicht - ins Home Office gewechselt. Der Trend der letzten Jahre, wird sich auch nach COVID-19 fortsetzen - nur wesentlich stärker als man vorher gedacht hätte. Das liegt unter anderem daran, dass Home Office wesentliche Vorteile hat, die besonders Arbeitnehmer überzeugen: kein Pendeln, mehr Flexibilität und, abhängig von der eigenen Wohnsituation auch ruhiger.

Einige haben bestimmt bereits Erfahrungen mit Home Office gemacht und sind sich möglicher Fallstricke bewusst, die im Auge behalten werden sollten: wie sieht es mit der Erreichbarkeit aus? Muss ich meine Arbeitszeit erfassen? Kann ich von meinem Arbeitgeber (finanzielle) Unterstützung für meine Austattung verlangen?
Auch solltet ihr euch bewusst sein, dass ein Stuhl, den ihr im Home Office nutzt, unter Umständen auch von der Steuer abgesetzt werden kann.

Im folgenden haben wir dir eine kleine Übersicht erstellt, damit du etwaigen Stolpersteinen von Anfang an aus dem Weg gehen kannst. Wichtig ist jedoch, alles vorher am Besten noch einmal mit deinem Arbeitgeber genau durchzusprechen.

Home Office ist nicht gleich Home Office

Zu Beginn ist es wichtig, auf die Unterschiede der verschiedenen Arten von Home Office einzugehen. Hier unterscheidet der Gesetzgeber zwischen Telearbeit und mobilen Arbeiten.

Telearbeit

Für Telearbeit gelten strenge gesetzliche Anforderungen. Dazu gehören fest, in den Privaträumen des Arbeitnehmers, installierte Computerarbeitsplätze. Die genauen Bedingungen müssen im Arbeitsvertrag festgelegt sein.Der Arbeitgeber ist jedoch in jedem Fall verpflichtet, dem Arbeitnehmer die notwendige Ausrüstung zur Verfügung zu stellen. Das “Remote Office” (also der Computerarbeitsplatz), muss die gleichen Anforderungen erfüllen, wie ein Arbeitsplatz im Unternehmen selber (§ 2 Abs. 7 ArbStättV).

Mobiles Arbeiten

Im Gegensatz zu der Telearbeit, gibt es hier keine gesetzlichen Rahmenbedingungen und es gelten auch keine Arbeitsplatzregelungen. Das macht das mobile Arbeiten wesentlich flexibler - für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Mitarbeiter können jederzeit und überall durch die Nutzung von Smartphones, Tablets, Laptop Aufgaben erledigen 

Pflichten im Home Office

Erreichbarkeit

Während der Arbeitszeiten, welche du mit deinem Arbeitgeber vereinbarst, solltest du auch Erreichbar sein. Hier solltest du klären, ob du dir deine Arbeitszeit frei einteilen kannst, oder dich an die Kernarbeitszeiten halten musst. Außerhalb deiner Arbeitszeiten ist es deine eigene Freizeit, die du dir selber einteilen kannst. Vergiss jedoch nicht, auch hin und wieder mit deinen Kollegen zu kommunizieren - im Gegensatz zu einem Büro, läuft man sich nicht einmal im Flur, vor dem Gebäude oder in der Pause über den Weg und unterhält sich über aktuelle Aufgaben oder Projekte. Gewöhne dir daher an, regelmäßig die von deinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Kanäle zu nutzen, um mit deinen Kollegen zu kommunizieren. Ein guter Tipp ist, regelmäßige Termine einzuplanen, um mit deinen Teammitgliedern bzw. den entsprechenden Kollegen zu kommunizieren und diese auf den neuesten Stand zu bringen sowie die weiteren Schritte zu vereinbaren.

Zeiterfassung

Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass der Arbeitgeber für die Erfassung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter verantwortlich ist - inklusive der Mitarbeiter, die mobil Arbeiten. Hierfür gibt es inzwischen eine Vielzahl an Möglichkeiten, eine altmodische Stechuhr gehört hier nicht mehr dazu. Eine einfache Excel-Tabelle oder ein gleichwertiges Äquivalent würde hierfür bereits reichen. Bei größeren Firmen ist in der Regel bereits ein elektronisches Zeiterfassungssystem vorhanden, was dann auch von Mitarbeitern im Home Office oder die mobil Arbeiten genutzt werden kann.

Sieh die Zeit, die du dafür verwendest nicht als Aufwand an, sondern eher als Möglichkeit, noch effizienter und zielgerichteter zu Arbeiten. Durch regelmäßige Auswertung kannst du zudem auch herausfinden, wie viel Zeit du für deine unterschiedlichen Aufgaben aufwendest.

Verträge und Gesetze für dein Home Office

Verträge und Gesetze für das Homeoffice

In der Regel ist dein Arbeitsplatz im Vertrag festgelegt. Dein Arbeitgeber kann also nicht einfach so von dir verlangen, deine privaten Räume zu nutzen um in diesen zu Arbeiten. Während einer globalen Pandemie ist es aber zum Wohl der Gesellschaft, wenn möglichst viele von zu Hause aus arbeiten. Sieh es als Chance an, wenn du die Möglichkeit hast, im Home Office zu arbeiten. Mit der richtigen (technischen) Ausstattung - darunter auch ein ergonomischer Stuhl (wie zum Beispiel unser Backforce One), kann das Home Office nur gut verlaufen!

Recht auf Home Office

Im Gegensatz zu anderen Ländern, wie beispielsweise den Niederlanden, gibt es in Deutschland keinen im Gesetz festgehaltenen Rechtsanspruch auf Home Office. Aktuell liegt daher die Entscheidung, ob im Home Office gearbeitet werden kann bei dem Arbeitsgeber. Das heißt, dass Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verlangen können, im Home Office zu arbeiten.
Jedoch hat dein Arbeitgeber dir gegenüber auch Schutzpflichten. Sollte es für dich unzumutbar sein, im Büro zu arbeiten, so kannst du von deinem Leistungsverweigerungsrecht Gebrauch machen (wenn zum Beispiel während der Corona Pandemie deine Kollegin infiziert ist, und du dich nicht anstecken möchtest).

Anpassung Arbeitsvertrag

Sollte es bisher nicht passiert sein, so ist es auf jeden Fall eine gute Idee, eine schriftliche Regelung zu treffen, mit der Home Office geregelt wird. Insbesondere, wenn du ganze Tage lang im Home Office arbeitest, ist das von Vorteil. Normalerweise passiert das in Form einer zusätzlichen Vereinbarung zum Arbeitsvertrag. 

Arbeitszeitgesetz

Auch wenn im Home Office gearbeitet wird, gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), welches Arbeitnehmer auch zu Hause einhalten müssen. In diesem sind Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten, inklusive dem Verbot von Arbeit an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten, festgehalten. Der Arbeitgeber sollte eine Möglichkeit finden, eine Regelung für die Zeiterfassung zu ermöglichen und auf die Einhaltung des ArbZG hinweisen sowie bestehen.

Arbeits- und Datenschutz

Wie das Arbeitszeitgesetz so ist auch der Arbeits- und Datenschutz im Home Office einzuhalten. Der Arbeitgeber kann dir somit auch verbieten, sensible Daten mit ins Home Office zu nehmen oder dich verpflichten kann, die von ihm gestellte IT-Ausrüstung ausschließlich beruflich zu nutzen. Andere Maßnahmen, die der Arbeitgeber nutzen kann sind die Verwendung von VPN-Clients, Datenverschlüsselung und so weiter.
Wichtig ist, besonders wenn du mit deinem privaten Rechner arbeitest, den Umgang mit firmeninternen Daten zu klären.

Arbeitsunfälle

Wichtig zu wissen ist, dass Arbeitsunfälle auch bei der Arbeit im Home Office versichert sind. Die Abgrenzung zwischen privaten oder beruflichen Unfall kann sich jedoch durchaus als sehr schwierig erweisen: der Gang zur Wohnungstür, um ein Paket entgegen zu nehmen ist ein privater Gang. Gehst du zum Scanner, um etwas für die Arbeit einzuscannen, so bist du über die Firma unfallversichert. Grundsätzlich ist eine private Unfallversicherung durchaus sinnvoll, um dich zusätzlich abzusichern.

Home Office: Ausstattung

Ausstattungskosten

Die Kosten für dein Home Office müssen nicht zwingend von deinem Arbeitgeber übernommen werden. Hast du die Möglichkeit, zusätzlich neben deinem Arbeitsplatz auch im Home Office zu arbeiten, so muss dir dein Arbeitgeber keine Kosten erstatten. Bist du hingegen ausschließlich im Home Office tätig und hast keinen festen Büroarbeitsplatz zur Verfügung, ist dein Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten für dein Home Office zu übernehmen. Dazu gehören die (technische) Ausstattung sowie die Kosten für Internet und bei Bedarf Telefon.

Es ist empfehlenswert, die Grundlage hierfür im Arbeitsvertrag festzuhalten.

Laufende Kosten

Teil einer Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber in Bezug auf Kostenerstattung im Home Office sollte sich auch mit den laufenden Kosten befassen: Miete, Strom, Heizung, Telefon, Internet und so weiter. In der Regel steht dir hier eine monatliche Kostenpauschale für die laufenden Kosten zu.

Steuer und Home Office

Du kannst als Arbeitnehmer unabhängig davon, ob du im Home Office oder mobil arbeitest, unter bestimmten Umständen Arbeitsmittel von der Steuer absetzen. Dazu gehören Arbeitsmittel wie Stuhl, Monitor, Grafikkarte und so weiter. Hier lohnt es sich für dich, in hochwertige Arbeitsmittel zu investieren, da diese (abhängig von Steuersatz und anderen Werbungskosten) durch das steuerliche Absetzen deutlich günstiger werden.

Zutrittsberechtigung für den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sicherzustellen, dass du in deinem Home Office auch Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz oder die Arbeitsstättenverordnung einhalten kannst. Dafür kann er auch deine Wohnung betreten, um sich davon zu überzeugen.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag ein wenig helfen konnte. Bitte beachte jedoch, dass du dir auf jeden Fall noch einmal professionellen Rat holen sollte - dieser Artikel dient eher für einen ersten Überblick.

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